こんにちは！たいらでやんす！！

ちょこちょここちらのブログ経由で見積もりのご依頼をいただいているんですが、基本的に「はい、〇〇円です！」とお応えするのは難しいんです・・・😥

• マニュアルの在り方に関する認識と作成の目的
• 単一店舗なのか、単一業態なのか、セクションや職位ごとに業務が異なるのか
• 納品までのスケジュールとご依頼元で負担可能な作業量のイメージ共有

これらを擦り合わせてからでないと成果物と工数の目途が立たないのです。極端な話、事前情報なしで現場でオペレーションチェック、ヒヤリングに入って私が叩きを作って少しずつブラッシュアップしていくみたいな半ば担当者レベルへの丸投げに近いような流れを想定されているようだと

みたいな話になります。別に私はそれでもかまわないのですが稼働人日、工数が読めない上に技術的な部分や専門知識を盛り込むとなると先が見えません。売上規模が2000万円/月～、スタッフ30名～とかになってくると実際そのような費用感、複数月に亘るケースもしばしば。正直なところ、クライアント様の動き次第ではスケジュールがどんどん先送りになってしまうので「〇カ月での完成を目指しましょうね！そうしなきゃお金もいっぱいかかっちゃいますよ！」のメッセージは必要なんです。

発注者（経営者様）からすると「はよ作れ」になるわけですが、一緒に作っていく現場スタッフからすると「通常の業務があるんだからそんな＋αの業務を差し込まれても・・・」的な至って想像に容易い事態が発生して私はサンドイッチのハムになります💦大体ハムです。職業ハム🥩

一方で当記事では問い合わせから納品まで３週間、税別５万円にてマニュアル作成代行を承った事例についてご紹介いたします。過去の実例としては最速最安値😆とは言えとても円滑にコミュニケーションが取れたのでこちらも気持ちよく仕事させていただけましたし、先方にもご満足いただくことができました。

要件

お客様情報

今回のお客様は肩こり解消処Hammock様。東京の早稲田、飯田橋の２店舗でリラクゼーションサロンを経営していらっしゃる池田様がお問い合わせくださいました。「ホスピタリティあふれるおもてなし」をモットーに、お客様への懇切丁寧なヒヤリングと確かな技術に基づいた施術が評判のお店です。Excelベースでのマニュアル作成ノウハウをまとめたこちらの記事からのお問い合わせです。

【テンプレート有】Excelで作るマニュアル

発注概要

お問い合わせいただいた際のメッセージは下記の通り。

今年に入って2店舗目を出店しましたが、私が現場でプレイヤーも兼ねているため、目の届かない範囲も増えマニュアルが必要だと感じているときに記事を拝見させていただきました。

どの記事もとても解りやすく、自分でも作成できるかもしれないと思い、テンプレートをダウンロードさせていただき作成に取り掛かってはみたものの、時間と完成度を考えると一度相談した方が良いのかもと思いました。

池田様からのお問い合わせメール 一部抜粋

1店舗のみの運営だと大体目が届くので一定のクオリティコントロールができていたものの、複数店舗になって見切れなくなってきた、と。スタッフも増えるでしょうし教育カリキュラムを固定化してサービスや他業務の平準化を目指したいというのが目的、と理解^^

クライアント様にとっては余計なお世話かもしれませんが、サービス業2店舗の運営で外部に何かを委託するのってかなり負担が重いので、まずどうやったら廉価でご支援できるかの提案を行います。予算が潤沢であれば

1. 電話、Zoom等で簡単な目線合わせを行ってからお見積り提示
2. マニュアルやそれに近しい資料をありったけ拝見して不足している情報など洗い出し
3. 現場のオペレーションを確認、スタッフの方からヒヤリングして2.との乖離がないかチェック
4. 運営改善の余地がないかを検討し、マニュアルへの盛り込みをご提案
5. 弊社ベースでマニュアルの目次、大綱を設計してクライアント様にご確認いただく
6. マニュアル本体の叩きを作成し、随時連絡を取り合いながら加筆修正を行う
7. 最終的にドキュメントや写真、付帯資料などの差し込みを提案、完成

といった流れになります。これだとどうしても工数的に￥100,000~になってしまうことが通例なんです。お仕事なのでそれでも私は全然ウェルカムなのですけれど(笑)

ところがどっこい、今回のクライアント様は2.~6.までをひと通りご自身でやってらしたんですよ。その上でデータを確認させていただいたところ、

・・・データとしては少々ごちゃっとしてましたけど(池田さんごめんなさい🙇)

ところがありがたいことに私の記事を読み込んで頂いたことがひしひしと伝わってくる内容でして。大分類~小分類までのレイヤー分けはきちんとされてありましたし、強調したいメッセージが明確でした。これならデータをゼロベースで作成し直してもひとケタ万円で承れるな、と考えた次第です。

ご支援の流れ

データ添削（1回目）

全体を読み物として捉えたときにより理解度が深まりやすい構成にするべく

• マインド部分の醸成を前半に、具体的な業務内容を後に
• 目次のブラッシュアップ、重複した内容の削除
• 文言修正、テキストからセンテンスへの書き換え
• ドキュメント作成、差し込み
• ページ設定や改行など見栄えの調整

といった目線を加えた上で、データを添削してお戻ししました。この時点ではあくまで私の感覚で、ここはこのように修正した方が良いんではないでしょうか、と。「２~３回の校正は必要になるだろうなぁ」くらいの見通しです。

Zoomでのお打ち合わせ（1回目）

元データが特殊な表現、順序だったりした部分や、新規採用したスタッフに教育する内容としてはいささか難しいかなと感じた部分があったのでそれらの擦り合わせを行いました。Zoomも不慣れでいらしたため、こちらで導入サポートもさせていただいています。添削したデータを画面共有しながらお話を進めていきます。

データの添削箇所に事前にお目通しいただいた上で、一点ずつご説明しながら構成をブラッシュアップ！！もちろん池田様のお考えがあってあえてそのようにしている部分もありますのでそちらを尊重する場合もあります。今回は私の提案をほとんどすんなりと受け入れて下さいました^^

本データ作成

納品、最終打合せ

上記で「最終稿納品！」という温度感では無かったのですが、池田様からは「完成度に満足しているのでこちらのデータで結構です、引き続きこちらで作成を進めていきます。」というありがたーいお言葉をいただくことができました。

念のため、納品データ作成時に削った箇所や統一した箇所などをご説明してご支援終了です😀

まとめ

納品後にはこんなありがたいメッセージを頂戴しました。

ブログは今まで頭の中でぐるぐるしていたものが、一本の線になったような内容で本当に感動しましたし、疑うことなく作ればかなり良いマニュアルが出来ると確信しています。

もう少し手を加えてマニュアルが完成したら全ての記事にも目を通したいと思います。

池田様からのメール　一部抜粋

いやぁ、こんなに嬉しいお言葉をいただけるとは(´；ω；｀)

もちろん全てのケースでここまでスムーズな進捗、廉価なご支援が可能なわけではありません。ただしこのボリューム感と、弊社側工数でしたら税別￥50,000～でお手伝いさせていただきますので参考事例として紹介させていただきました。

本音を言うと私主導でガンガン動いてゼロからマニュアルを作っていく作業も好きだし売上上がります💰ですがオペレーションの変化、進化に合わせたリバイスが必要なことを考えてもある程度の内製化を視野にいれておいていただかないと本当の意味でのクライアント様の財産にはならないんですよね・・・

できるだけ費用を抑えたい方、ある程度ご自身で作成のリソースが割ける方はこのような事例をご参考になさってください。ご相談、お見積りは以下のフォームからお気軽にどうぞ♪