こんにちわたいらです。

 

お知り合いの方から先日資料の作成方法について教えて欲しいと言われたので

しぶしぶここに書き連ねたいと思います。

あくまで私自身のやり方、考え方なのでこの通りやって怒られても知らんけど

少しでも参考になれば幸いです。

 

大きく分けると資料の種類は3種類かな、という気がします。

①ブレスト用資料、議事録

②社内根回し、リリース用資料

③社外への提案資料

上記3種類に分類されない資料もそりゃたくさんあるんですが

①～③の資料作成のポイントさえ押さえていれば応用が利くはずです。

 

①ブレスト用資料、議事録

これは社内外問わず作成する機会があるかと思います。

とりあえず顔合わせと下打合せしましょうよ、くらいの段階で使用します。

なので中身はスッカスカで良いんです。10分で作れる。

手元に何もないとフワーッとした理想論とかで終わってしまう可能性があるので

テーマを4つくらい決めておいて5行ずつ改行するようなイメージです。

「メモ紙程度にお使いいただいて結構です」みたいなこと言う。

 

私の場合は会議日時や場所、参加者をいれておいて

後日そこに話したことを放り込んでそのまま議事録として共有します。

 

②社内根回し、リリース用資料

こいつだきゃ本当に時間の無駄なんですが

サラリーマンは今日も資料のための資料のための資料を作る・・・。

もちろん風通し的な部分の社風であったり内容によって在るべき姿は異なりますが

たぶんこの作業から逃げ回ってるといつか無能認定を食らいます。

 

やたらと場当たり的なハプニングには自己犠牲も厭わず立ち向かうくせに

計画的に何かにコミットするためのプロセスをゼロから構築し、

スケジュールと予算をゴールから逆算して可視化することができるかどうかは

この資料の作成能力で評価が大きく分かれてくる、というかこれでしか測れない。

②と③は基本的には作り方やコツは一緒なので③に回します。

②に関して特に大事なことは、「程よい見た目と体裁を整えること」ですかね。

文字の書き出しは左で揃えるとか、可能な限りドキュメントや表に落とし込むとか。

 

③社外への提案資料

②はExcel、Wordでペラっと作れば良いのですが

社外向けの場合はさすがにPowerPointメインでパリッとした資料を作れないと厳しいですよね。

②でも触れましたが作り方、コツについては社内の根回し資料とかと一緒です。 

 

「何のために、何を提案したいのか」

私はまずこれを最初に持ってきます。ここでぐっと興味を引けるコピーを考えます。

 

「基本的な考え方」＆「現状の問題点、改善策」

どういった背景があってどんな問題が発生しているのか。

そしてその解決に必要な処方箋はどういったものを考えているのか。

このベースとなる論点を共有します。

 

「具体的なプロセス」

ここで始めて方法論です。問題解決、改善に必要な手法についてプレゼンします。

相手側に協力を求める場合も多いので、同時並行的にイメージしてもらえるよう

できるだけ文字を控え、画で説明するよう心掛けましょう。

 

「スケジュール、費用感」

費用感については宗教上の理由からお伝え出来ないシーンもあるかと思いますが

スケジュールについては一旦のこちら都合の叩きでもいいから見せる方が吉だと思います。

 

ほとんどの場合以上の4点をストーリー立てて資料を作れば

そんなに支離滅裂なものにはならないはずです。

 

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まぁ無いんですけどね。

 

ではでは