こんにちわたいらです。

 

表題にある通り、先日ExcelとWord、PowerPointの使い分けについて

ご質問をいただいたので回答しようと思います。

その場で答えようと努力したのですが面倒だったので笑

 

かなり初歩的な内容ですので私より事務スキル高い人は読まないでください。

お願いだから読まないでください。

 

私はマニュアルを始めとした資料をクライアントに納品しているのですが、

基本的にはExcelを使用することが多いです。スプレッドシートも含めて。

ただし情報量が少なくて良い場合、アイキャッチでズドンってしたい場合は

PowerPointを使用することもあります。

テキストベースの読み物にしたければWordというところでしょうかね。

もちろん先方の都合があれば最優先します。

 

しまった、もう書くことが無い。

そんなものに負けてたまるかと今宿命ってやつをかざしーてー

あばーれーだーあーーーーーす（hiC）

 

ここを少しだけ太さを持った上品なミックスボイスで発生できるかが肝要です。

私はどうしても張ってしまいがちなのでマイクを離してごまかします。

日に日にミックスボイスという言葉が嫌いになってきています。

 

おっと、少しだけ話がそれてしまいましたね。

しぶしぶ本題に戻りましょう。

 

なぜ基本的にExcelで資料作成することが多いかというと、

私のスキルでは最も自由度が高く、扱い慣れているからというだけです。

提案書とかお客様にお見せする場合においても、

A4縦1枚にどれだけの情報量をわかりやすく詰め込めるかが腕の見せ所です。

と勝手に思っています。

 

このような場合、一般的にはPowerPointを使用される方も多いかと思いますが

枚数がかさばるし提案そのものもまどろっこしくなりがちなんですよね。

 

仮にマニュアル作成代行をPowerPointで提案するとしましょうか。

• P1：表紙「〇〇様 マニュアル作成のご提案」
• P2：目次
• P3：弊社事業内容のご紹介
• P4：導入事例
• P5：御社の現状分析、問題点と改善案
• P6：基本的な考え方
• P7：具体的な方法論
• P8：スケジュール感の提案
• P9：要件、お見積り概算
• P10：おわりに（お礼、連絡先）

決して盛ってるわけじゃなくて実際このくらいでないとカッコつかないんですよ。

 

ExcelのA4縦イチだとP1~P4くらいまで不要。たぶん先方興味ない。

挨拶を含めて冒頭3行くらいのテキストで言いたいことをざっくりまとめちゃいます。

P5でちょっとした表っぽく見せてドキュメント風味を醸し出します。

P6はテキスト + セルを塗りつぶして刺さるフレーズを強調。

P7はP8と一緒にしてドキュメント差し込み

P9テキスト1行+表、P10で2行。以上終了。

何かしらバックデータが必要な場合は別添。

 

おそらくWordでも同じことできるでしょうが、

頭出しを揃えたり、小さい表を差し込んだりするときにExcelの方が楽ちん。

加えてWordだと個性が出にくいんですよね。

 

初めての方にちょっとでいいから新鮮さを感じてもらいたいのと

あーたいらの資料ってこんなんだよねーってホッとしてもらいたい笑

 

マニュアル作成そのものにおいてどのツールが最適かという話になると

これまた話が違ってきます。

 

自身がリバイス、管理を続けさせていただけるのであれば

一定量以上の情報の場合、単純に自分の慣れているExcel使います。

帳票類やチェックシートを差し込むことも多いので。

 

ただし納品してsay good-byeする場合もあるので、

その場合は先方の担当者が使い慣れているツールで、

リバイスに係る手間を最小限に抑えられるよう取り計らいます。

 

あの、勘違いしないでくださいね？

納品してトンズラこくのがお前のやり方か！と。

 

そうじゃなくてマニュアルはクライアントの財産にしてもらいたいので

先方の中で更なるブラッシュアップをかけていける状態が望ましいわけです。

ただし発生ベースや定期的にメンテナンスをさせていただけるのなら

私もお仕事なのでシメシメってなりますよそりゃ。

 

実は今Wordでの納品をご所望されておりまして

最新ver.のWordに四苦八苦しているのは内緒です。

がんばゆ

 

でわでわ